دور إدارة الوثائق الجارية في إدارة المعلومات وحوكمتها

كانت أزمة تدفق المعلومات الدافع لهذه الدراسة، التي تهدف إلى إبراز دور إدارة الوثائق الجارية في إدارة معلومات مؤسسات الدولة المصرية وحوكمتها.
يعد الأداء الضعيف لبعض مؤسسات الدولة المصرية أحد أعراض أزمة إدارة الوثائق الجارية بها. فعندما يكون إدراك الجوانب المختلفة لطبيعة الوثائق غير مكتمل تكون إدارة الوثائق غير فاعلة، وغير قادرة على تقديم أية نتائج ملموسة في تحسين وتطوير الأداء المؤسسي، مما يؤدي إلى تهميش وظيفة إدارة الوثائق الجارية، وتلاشي دورها، وفي النهاية يتسبب في عدم قدرتها على أداء مهامها الأساسية والحاسمة التي تدعم أعمال المؤسسات ومعاملاتها، فتنشأ أزمة إدارة المعلومات. وذلك على الرغم من أن الوثائق المُنشأة من قِبَل مؤسسات الدولة تكون بمنزلة شريان الحياة بالنسبة لها، وينبغي إدارتها بوصفها جزءًا من إدارة معلومات المؤسسة، وأن إدارة الوثائق الجارية تعد الآلية المناسبة لتطبيق حوكمة معلوماتها، حيث تقع حوكمة المعلومات في صميم جميع ممارسات إدارة الوثائق الجارية، فضلًا عن أن إدارة الوثائق الجارية، والوصول إلى الوثائق ومعلوماتها يعد أمرًا أساسيًا. فضمان الوصول إليها هو الآلية الرئيسة لتقييم أداء المؤسسات الحكومية، والتحقيق في سلوكها وطريقة اتخاذها لقراراتها.
استخدمت الدراسة:
١-المنهج الوصفي التحليلي، لوصف وتحليل طبيعة العلاقات المعلوماتية بين إدارة الوثائق الجارية ووحدة عمل نظم المعلومات والتحول الرقمي بالجهات عينة الدراسة (٢٠ مؤسسة حكومية)، وتحديد طبيعة دور إدارة الوثائق الجارية في إدارة معلومات هذه الجهات، وفي حوكمة معلوماتها، ووضع رؤية مبدئية لدمج إدارة الوثائق الجارية مع مخطط حوكمة المعلومات، والتي تضع إدارة الوثائق الجارية في سياق برنامج حوكمة معلومات مؤسسات الدولة.
٢- وأدوات البحث المناسبة، مثل الملاحظة، والمقابلة المقننة، وقائمة المراجعة.